Helsingin kaupunginkirjastossa mietittiin pitkään, miten olisi mahdollista avata uusi keskustakirjasto Oodi lisäämättä kaupunginkirjaston henkilökuntaa JA heikentämättä lähikirjastopalveluja, mikä oli ollut kaupunginvaltuuston myönteisen rakentamispäätöksen reunaehto. Ratkaisuiksi kirjastossa tunnistettiin työtapojen ja yhteistyön kehittäminen sekä automaation lisääminen logistiikkatyössä. Muutosprosessin tueksi aloitettiin Promindan kanssa esimiesvalmennukset, joiden aikana myös #Teal-periaatteet tulivat tutuiksi. Itseohjautuvuus, yhteisohjautuvuus ja jaettu johtajuus alkoivat vilistä esimiesten puheessa samalla kun mietimme, miten ne saadaan sovitettua yhteen kaupunkiorganisaation rakenteiden kanssa. Päätimme lähteä kokeilemaan yhdessä.
Syksyn 2017 esimiestyöpajoissa löytyi yhteinen näkemys kaupunginkirjaston maantieteellisistä palvelualueista, joiden sisällä 37 kirjastoa alkoivat tiivistää yhteistyötään ensin esimiesten muodostamissa alueellisissa johtotiimeissä. (Karttakuvassa alla kirjastot näkyvät palvelualueittain väritettyinä (värit satunnaisia), ja ympyröiden koot kuvastavat lainojen volyymiä alkuvuonna 2019. Kuvasta puuttuvat kirjastoautot, jotka vievät kirjastopalveluja sinne, mihin kiinteä palveluverkko ei yllä.)
Henkilöstön kanssa yhteisissä työpajoissa oli sovittu alueellisista tiimeistä, jotka ovat pikku hiljaa aloitelleet toimintaansa kick-off-tapaamisissa, tiimipalavereissa, MS Teamsissa ja muilla yhteydenpitotavoilla. Tiimien on tarkoitus olla itseohjautuvia ja tehdä itselleen konkreettiset vuosisuunnitelmat. Jokaisella tiimillä on esimies tiimimentorina, joka tukee tiimiä tavoitteiden tarkentamisessa ja pulmatilanteissa, mutta ei osallistu tiimin työskentelyyn.
Samaan aikaan tiimien käynnistymisen kanssa kirjastoissa koettiin isoja muutoshaasteita, kun yhteensä 50 kollegaa haki ja valittiin muista kirjastoista Oodiin. Ketjureaktiona seurasi muitakin siirtymiä kirjastojen välillä kirjastoverkon resurssien tasapainottamiseksi. Aikamoinen hässäkkä, kun pitäisi aloittaa alueellista tiimityötä samalla kun ihmiset ympärillä vaihtuvat. Ymmärrettävästi tiimien kanssa piti vetää vähän henkeä alueilla.
Oodiin siirtyneet työntekijät puolestaan lähtivät heti syksyllä 2018 liikkeelle uusissa tiimeissään. Kuin ”Teal-tilauksesta”, Oodin avausvalmistelut ja alkuruuhka tekivät varsin selväksi sen, että keskinäinen luottamus, avoin tiedonkulku ja itseohjautuvuus ovat ainoa mahdollinen tapa keksiä ja viritellä toimintatapoja, joiden kanssa uusi, iso ja monitasoinen talo saadaan toimimaan. Oodissa henkilöstön oli pakko olla Teal,
vaikka kukaan ei olisi kuullutkaan tuota termiä! Esimiehet opettelivat antamaan tiimeille tilaa toimia ja olemaan itse ottamatta kantaa asioihin. Kollegani Laura Norrisin esimerkki sen paljastaa:
Laura ei suinkaan ollut tyrkyttänyt neuvojaan tiimille, vaan oli tiimin pyynnöstä lopulta tehnyt vastahakoisesti päätöksen jostain asiasta. Lauran suurin teal-voitto siihen asti olikin, kun hän sai tiimiltään ylläolevan viestin!
Jos haluat kuulla Oodin organisoitumisesta tarkemmin, käy Kirjastokaistalla kurkkaamassa, mitä Laura kertoo Oodin uusista työskentelytavoista in English: https://www.kirjastokaista.fi/en/laura-norris-oodi-the-new-way-of-working/ (esitys Reshape2019 -konferenssissa 6.5.2019).
Muilla palvelualueilla tiimit lähtivät liikkeelle hyvin eritahtisesti. Maaliskuussa 2019 pidettyjen tiimi-iltapäivien keskusteluissa tulikin esiin jonkin verran kritiikkiä tiimien tavoitteista, työskentelytavoista ja tiimiläisten motivoitumisesta. Monet tiimit olivat vielä lähtökuopissaan, kun taas toiset olivat päässeet hyvin liikkeelle ja jakoivat kokemuksiaan. Tiimi-iltapäivien jälkeen laitoin viestiä koko henkilöstölle:
”Epätietoisuus ja turhautuminenkin on ymmärrettävää, koska meillä Helsingin kaupunginkirjastossa on varsin erilaisia palvelualueita, erikokoisia kirjastoja, erilaisia tiimikokoonpanoja ja kaikissa erilaisia ihmisiä. Ei ole olemassa vain yhtä oikeaa mallia tiimien toimintaan. Tärkeintä on, että kaikki tekevät parhaansa ja antavat toisillekin mahdollisuuden tehdä parhaansa. Ja antavat tiimeille mahdollisuuden päästä vauhtiin, kukin omalla tavallaan.
Palvelualue- ja tiimimallilla kirjasto on lähtenyt hakemaan uutta itseohjautuvaa (tai yhteisohjautuvaa) työskentelytapaa palvelujemme ja asiakaskokemuksen kehittämisessä. Itseohjautuvuus ei ole sitä, että jokainen saa ihan itse päättää mitä ja milloin tekee tai ei tee. Tiimien itseohjautuvuus on sitä, että tiimi itse sopii tavoitteensa suhteessa kaupunkistrategiaan ja kirjaston tavoitteisiin, ja tiimin jäsenet sitoutuvat tekemään yhdessä työtä tavoitteisiin pääsemiseksi.
Yksilötasolla jokaisella on vastuu omasta osuudestaan tiimin jäsenenä, oman asiantuntemuksen puitteissa.
Itse kuvaan itseohjautuvuutta vastuullisten aikuisten yhteistoimintana. Jokaisella on lupa tehdä ehdotuksia ja toisaalta velvollisuus nostaa esiin ongelmia, joille tiimi voi keksiä ratkaisuja. Hankalaa itseohjautuvuus on niissä tilanteissa, joissa tiimillä ei ole toimivaltaa jonkin ongelman ratkaisemiseksi. Silloin tulee tuoda pulma tietoon alueen johtotiimille tai kirjaston johtoryhmälle, joiden kanssa yhdessä ratkaisu voi löytyä.
Harjoitellaan tätä toimintatapaa yhdessä. Myös meillä esimiehillä on paljon opeteltavaa siinä, että opimme tunnistamaan asiat, joista meidän ei tarvitse tehdä päätöksiä itse tai johtotiimissä tai johtoryhmässä, vaan valtuutamme kirjaston asiantuntijat tekemään suuren osan päätöksistä tiimeissä itseohjautuvasti.
Itseohjautuvuuden tärkeimpiä edellytyksiä on avoin tiedonkulku ja luottamukseen perustuva vuorovaikutus. Eri mieltäkin voimme keskenämme olla, mutta sen jälkeen kun tiimi on kuullut erilaiset näkemykset ja keskustelun jälkeen tehnyt päätöksensä, jokaisen vastuullisen aikuisen tulee sitoutua niihin.”
Tätä nyt harjoittelemme, minä muiden mukana.
Kati
Twitter: @kativaan
Kummina Helsingin kaupunginkirjasto on mukana mahdollistamassa Woodstock of Teal koko päivän Open Space-tapahtumaa 10.6.2019. Tule mukaan miettimään yhdessä, miten luodaan inhimillisempää ja merkityksellisempää työelämää. Woodstock of Teal 2019